Ya'ahowu bro.....yang pasti bukan Borokoa..hehehehehe. Kali ini saya akan membahas cara membuat biling warnet sendiri dengan menggunakan MS.Exel. Langsung aja y bro..........
Setiap warnet pasti
membutuhkan sarana untuk mencatat transaksinya setiap hari yang tidak mungkin
dilakukan secara manual. Saat ini banyak bermunculan software-software billing
warnet yang dapat mencatat semua transaksi warnet mulai dari jasa penggunaan
internet, scan, print, atau bahkan hingga minuman ringan yang mendukung usaha
warnet. Di samping itu, software tersebut juga memberikan fitur-fitur beraneka
ragam mulai dari yang berhubungan dengan sistem operasinya, hingga laporan
keuangan warnet itu sendiri. Namun harga software billing warnet yang
ditawarkan begitu beragam dan cukup mahal. Padahal dengan sedikit kemampuan
Excel, Anda dapat membuat sendiri billing internet dengan mudah. Tips dan trik
ini berusaha membahas dengan singkat dan jelas bagaimana membuat billing warnet
dengan mudah dengan bantuan Microsoft Excel.
MEMBUAT KERANGKA
Menentukan Harga
Anda pasti telah menentukan
berapa tarif yang dikenakan setiap jamnya. Tarif pengguna biasa mungkin
berbeda dengan tarif pengguna Member atau Pelajar. Demikian juga mungkin harga
per menit pertama berbeda dengan harga per menit selanjutnya. Dengan
penentuan tarif seperti ini akan membuat Anda lebih mudah apabila ingin
menaikkan tarif tersebut. Buatlah kolom Kode, Type, Menit Pertama,
Harga, Menit Selanjutnya, dan Harga. Contohnya sbb:
Harga tersebut di atas adalah
asumsi bila untuk pengguna Biasa adalah Rp. 4.500/jam dan untuk Member dan
Student Rp. 4.000/jam. Anda dapat merubahnya sesuai dengan tarif yang Anda gunakan.
Anda juga dapat merubah apabila Anda ingin mengenakan tarif yang berbeda untuk
Menit
Membuat Tabel
Dalam
merancang sebuah billing warnet, tentu Anda akan menentukan kolom-kolom apa
saja yang diperlukan dalam sebuah
tabel perhitungannya. Buatlah kolom-kolom seperti Nomor Client, Kode, Type, Waktu Mulai, Waktu Selesai,
Durasi/Status, Durasi Menit, Print, Scan, Jumlah, dan Keterangan. Contohnya sbb:
- Client: nomor client/workstation yang digunakan.
- Kode Client: kode tipe pengguna seperti B untuk biasa, M untuk member, atau S untuk Student
- Type: penjelasan dari kolom Kode
- Waktu Mulai: waktu mulai akses internet
- Waktu Selelai: waktu selesai akses internet
- Durasi: waktu yang digunakan untuk akses internet dalam format hh:mm. Apabila pengguna masih aktif (Waktu Selesai belum diinput), maka kolom ini akan berstatus “ACTIVE”
- Durasi Menit: penjabaran dari kolom Durasi yang diterjemahkan dalam satuan menit. Misalnya durasi 01:29 berarti 89 menit.
- Print: apabila ada tambahan untuk Print
- Scan: apabila ada tambahan untuk Scan
- Jumlah: jumlah yang harus dibayarkan oleh Pengguna.
- Keterangan: kolom keterangan bisa digunakan seperti pemakaian webcam, minuman ringan,atau keterangan lainnya.
Nama Warnet
Anda tentu bisa
menampilkan nama warnet dan logo di atas kolom-kolom tersebut. Tambahkan juga seperti tanggal dan total pendapatan hari ini. Contohnya sbb:
MEMBUAT
RUMUS
Sebelum Anda membuat rumus pada kolom-kolom tersebut, sebaiknya Anda
menentukan lebih dahulu nama tabel harga dengan cara memblok tabel harga dari kolom F6
hingga K8 kemudian pilih Insert > Name > Define. Tuliskan “tabel” pada kolom Names in
workbook kemudian pilih Add. Dengan begitu tabel harga telah terdifinisikan dengan nama “tabel” untuk
memudahkan penulisan rumus.
Kolom A:
Client
Untuk memudahkan Anda, gunakan validasi data untuk kolom ini melalui
menu Data > Validation. Pada dropdown menu Allow, pilih List, dan pada textbox Source, isilah
sesuai dengan komputer client yang Anda miliki. Misalnya Anda memiliki 10 client, maka isilah
1;2;3;4;5;6;7;8;9;10 pada textbox tersebut. Perhatikan list separator yang Anda gunakan.
Gantilah dengan karakter “,” (koma) apabila Anda menggunakan English (United States) pada Regional and
Language Options di Control Panel.
Kolom B: Kode
Sama
seperti kolom A, gunakan validasi data dengan mengisi nilai B;M;S pada textbox
Source.
Kolom C: Type
Gunakan
rumus:
=IF(ISNA(VLOOKUP(B11;tabel;2;0));"";VLOOKUP(B11;tabel;2;0))
Kolom D: Waktu
Mulai
Rubah
format sel dengan bentuk jam melalui Format > Cells kemudian pada tab Number
pilih Time dengan
Type 13:30. Isilah waktu mulai dengan format hh:mm.
Kolom E: Waktu
Selesai
Lakukan
hal yang sama dengan kolom D.
Kolom F:
Durasi/Status
Gunakan
rumus:
=IF(AND(B11="";E11="";A11="");"";IF(AND(B11<>"";E11="");"ACTIVE";E11-D11)) Rubah
format kolom ini dengan format seperti kolom D&E.
Kolom G: Durasi
Menit
Gunakan
rumus:
=IF(OR(B11="";E11="");"";(HOUR(F11)*60)+MINUTE(F11))
Rubah
format kolom ini dengan format Number.
Kolom
H&I: Print & Scan
Rubah
format kolom ini menjadi format Number dengan seperator koma.
Kolom
J:
Jumlah
Gunakan
rumus:
=IF(OR(B11="";E11="");"";IF(G11<VLOOKUP(B11;tabel;3;0);(VLOOKUP(B11;tabel;4;0))+H11+ I11;(((P11+Q11)*VLOOKUP(B11;tabel;6;0))+VLOOKUP(B11;tabel;4;0)+H11+I11)))
Kolom
O:
Gunakan
rumus:
=IF(OR(B11="";E11="");0;G11-VLOOKUP(B11;tabel;3;0))
Kolom
P:
Gunakan
rumus:
=IF(OR(B11="";E11="");0;ROUNDDOWN(O11/VLOOKUP(B11;tabel;5;0);0))
Kolom
Q:
Gunakan
rumus:
=IF(OR(B11="";E11="");0;ROUNDUP(O11/VLOOKUP(B11;tabel;5;0);0)-P11)
Sembunyikan
kolom O, P, & Q dengan perintah Format > Colomn > Hide
Setelah
semua kolom diberi rumus dan format dengan benar, berikan kira-kira 100 baris
dengan asumsi kira-kira 100 orang per harinya yang menggunakan jasa internet. Kemudian
tambahkan kolom
Total Pendapatan Hari ini dibaris ke-101. Beri rumus SUM pada kolom Print,
Scan, dan Jumlah.
Pemberian warna selain warna putih dimaksudkan agar pada area tersebut tidak
boleh dirubah
atau dihapus. Kolom yang dapat diinput oleh operator warnet hanyalah kolom yang berwarna
putih. Contohnya sbb
Pada bagian bawah tabel tersebut, Anda dapat gunakan untuk statistik pemakaian pada hari tersebut.
Isi dengan menggunakan rumus sbb:
Baris 154: Durasi Jam Terpakai
Gunakan rumus:
=SUM(F11:F150)
Baris 155: Durasi Menit Terpakai
Gunakan rumus:
=SUM(G11:G150)
Untuk baris 154 dan 155, rubahlah format cell menjadi format Time hh:mm
Baris 156: Pengguna Biasa
Gunakan rumus:
=COUNTIF(B11:B150;"b")
Baris 157: Pengguna Member
Gunakan rumus:
=COUNTIF(B11:B150;"m")
Baris 158: Pengguna Student
Gunakan rumus:
=COUNTIF(B11:B150;"s")
Baris 159: Total Pengguna
Gunakan rumus:
=SUM(D156:D158)
Untuk baris 156 sampai 159, rubahlah format cell menjadi format Number
Baris 160: Pendapatan Print
Gunakan rumus:
=H151
Baris 161: Pendapatan Scan
Gunakan rumus:
=I151
Baris
162: Pendapatan Internet
Gunakan rumus:
=D163-D160-D161
Baris
163: Jumlah Pendapatan
Gunakan rumus:
=J151
Untuk baris 160 sampai 162, rubahlah format cell menjadi format Number
dengan separator koma. Anda mungkin juga dapat memberi keterangan tertulis pada bagian paling
bawah file ini seperti:
Keterangan:
- Hanya kolom berwarna putih yang dapat diisi
- Isi kolom sesuai petunjuk
- Pengisian Tabel Harga membutuhkan password
- Penambahan baris atau perubahan format membutuhkan password
- Jangan lupa untuk selalu di-save setelah menginput data
Ganti nama sheet sesuai tanggal dan buat sebanyak 30 atau 31 sheet. Untuk
rumus Total Pendapatan
Hari ini pada bagian atas, bisa mengacu pada jumlah di kolom J151
(rumus: =$J$151).
Tips
dan Trik Lainnya
Untuk memberikan petunjuk yang lebih jelas kepada operator warnet Anda,
ada baiknya Anda membuat format validitas untuk mencegah terjadinya kesalahan input atau
terhapusnya rumus-rumus yang Anda buat melalui menu Data > Validation. Tentukan nilai
validasi yang Anda buat sesuai dengan kolom-kolom tersebut seperti contoh yang disinggung pada bagian Kolom
A: Client. Pada tab Input Massage, masukan judul dan isi pesan sesuai kolom yang
dimaksud. Pada tab Error Alert, masukan judul dan isi pesan apabila terjadi kesalahan input. Sebagai tambahan, Anda mungkin ingin benar-benar memproteksi kolom-kolom
rumus yang Anda buat. Caranya blok pada kolom yang berwarna putih kemudian non-aktifkan
kotak cek pada menu Format > Cell > tab Protection > Locked. Setelah dilakukan pada
semua kolom yang berwarna putih, buatlah password pada menu Tools > Protection > Protect Sheet.
Masukkan sebanyak 2 kali.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar